Политика относно защитата на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения на “АМИГО ФИНАНС” ЕООД
1. ВЪВЕДЕНИЕ
1. Настоящата Политика относно защитата на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения на “АМИГО ФИНАНС” ЕООД (наричана по-нататък „Политиката“) урежда общите принципи относно условията и реда за подаване и разглеждане на сигнали или публично оповестяване на информация за нарушения на българското законодателство или актове на Европейския съюз, които застрашават или увреждат обществения интерес и правото на Европейския съюз,
2. Политиката е приета от Съвета на директорите на “АМИГО ФИНАНС” ЕООД, наричано по- нататък за краткост ДРУЖЕСТВОТО, в качеството на задължен субект по чл. 12, ал. 1, т.3 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения /за краткост „ЗЗЛСПОИН“/..
3. Настоящата политика определя задълженията на ДРУЖЕСТВОТО, във връзка със създаването и поддържането на канал за вътрешно подаване на сигнали, осигуряването на ясна и лесно достъпна информация относно условията и реда за подаването на сигнали и определянето на служител, отговарящ за разглеждането на сигналите. Политиката е изготвена в съответствие с действащото национално и европейско законодателство и най-вече съобразно изискванията на Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. .
2. ЦЕЛ
Политиката. цели да осигури защита на лицата, които подават информация или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на ЕС, станали им известни при или по повод изпълнение на трудовите или служебните им задължения или в друг работен контекст.3. ВАЛИДНОСТ НА ПОЛИТИКАТА
Всички служители участват в постигането на целта, описана в т.2 по-горе.4. ДЕФИНИЦИИ
За целите на настоящата Политика, понятията по-долу имат следното значение:4.1. Нарушение: са действия или бездействия, които са:
а) незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 от ЗЗЛСПОИН, или б) противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от ЗЗЛСПОИН.4.2. Работен контекст са настоящи или минали работни дейностиq чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия, ако подадат такава информация..
4.3. Вътрешно подаване на сигнал: е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на Дружеството.
4.4. Централен орган за външно подаване на сигнали: по смисъла на ЗЗЛПСПОИН е „Комисия за защита на личните данни, наричана за краткост Комисията.
4.5. Външно подаване на сигнал: е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения на компетентните органи.
4.6. Траен носител: е всеки носител на информация, даващ възможност на задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от ЗЗЛПСПОИН или на Комисията да съхранява информация, който позволява лесното и използване в бъдеще за период, съответстващ на целите, за които е предназначена информацията, и който позволява непромененото възпроизвеждане на съхранената информация.
4.7. Информация за нарушение: е информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.
4.8. Сигнализиращо лице („лице, подаващо сигнал за нарушения“): е всяко физическо лице, посочено в чл.5 от Политиката, което подава сигнал за нарушение. Ролята на сигнализиращото лице се свежда единствено до степента на подаване на сигнал; сигнализиращото лице нито се счита за разследващо лице, нито определя подходящите коригиращи действия, които могат да бъдат необходими при дадената ситуация.
4.9 Засегнато лице: е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.
4.10. Ответни действия: са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи сигнализиращото лице.
4.11. Защита: означава всички разумни стъпки, предприети от дружеството за осигуряване на поверителност на името на сигнализиращото лице, както и мерките, прилагани за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности от ответни действия, имащи характер на репресия и/или причиняващи финансови загуби.
5. ОБХВАТ
5.1. Персонален обхват
Настоящата Политика се прилага за лица, подали сигнали за нарушения, които са придобили информация за нарушения в работен контекст, включително следните:
• лица със статут на „служители“ или със статут на „самонаети лица“;• акционери и лица, принадлежащи към административен, управителен или надзорен орган,
включително членове без изпълнителна власт, както и доброволци и платени, или неплатени стажанти;
• всички лица, работещи под надзора и ръководството на изпълнители, подизпълнители и доставчици.
Настоящата политика се прилага също и за сигнализиращи лица, при които информацията за нарушения е придобита при работни взаимоотношения, които са приключили, или лица, чиито работни взаимоотношения тепърва предстоят в случаите, когато информацията е получена по време на процеса на набиране на персонал или при други преддоговорни преговори. Мерките за защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения, се прилагат, когато е уместно и за:
• трети лица, които са свързани със сигнализиращото лице и които могат да пострадат от ответни действия с цел отмъщение в работен контекст като например колеги или роднини;• юридически лица, на които сигнализиращото лице е собственик, за които работи или с които е свързан по друг начин в работен контекст;
5.2. Материален обхват
5.2.1 Тази Политика определя общи стандарти за защита на лицата, подаващи или съобщаващи сигнали за нарушения, за нарушения. Примерите за такива нарушения включват, но не се ограничават до:
• Нарушения на българското законодателство или на посочените в приложение към ЗЗЛПСПОИН актове на Европейския Съюз в областите, посочени в чл.3 от ЗЗЛПСПОИН;• Нарушения, които засягат финансовите интереси на ЕС по смисъла на чл. 325 от ДФЕС;
• Нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративно данъчно облагане;
• Извършено престъпление от общ характер, за което лицето, което подава сигнала, узнало във връзка с извършване на своята работа.
5.2.2 Извън обхват
Настоящата Политика не е предназначена да поставя под въпрос финансови или бизнес решения, взети от дружеството и не следва да се използва за преразглеждане на други въпроси, които вече са били разгледани съгласно други процедури, правила или разпоредби на Дружеството.
Когато са предвидени специфични вътрешни политики, правила и/или процедури за разглеждане на нарушения, те се прилагат (например за мерките против изпирането на пари, измами и др.).
6. Защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения (Общи условия)
Сигнализиращите лица отговарят на изискванията за защита съгласно настоящата политика при условие че: • са имали разумни основания да вярват, че информацията за докладваните нарушения е вярна към момента на подаване на сигнала и че тази информация попада в обхвата на настоящата Политика и• са подали сигнал чрез вътрешен или външен канал, в съответствие с настоящата Политика. Сигнализиращи лица, които са подали анонимен сигнал за нарушения, но впоследствие са идентифицирани и са пострадали от ответни действия с цел репресивни действия, отговарят на условията за защита, предвидена по-горе. Лицата, които подават сигнал за нарушения чрез вътрешен канал отговарят на предпоставките за защита при същите условия като лицата, които подават сигнал чрез външен канал.
7. Защитни мерки
Дружеството приема необходимите мерки, за да забрани всяка форма на ответни действия, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение (включително заплахи и опити за отмъщение), особено - но не само - под формата на: • отстраняване, понижаване или спиране на повишение, както и спиране на обучение;• отрицателна оценка на представянето или препоръка за работа;
• налагане или прилагане на каквато и да е дисциплинарна мярка, порицание или друго наказание;
• принуда, сплашване, тормоз, дискриминация или несправедливо отношение;
• непреобразуване на временен трудов договор в постоянен, когато работникът е имал законни очаквания, че ще му бъде предложена постоянна работа;
• неподновяване или предсрочно прекратяване на временен трудов договор;
• вреда, включително за репутацията на лицето (особено в социалните медии) или финансови загуби, в това число загуба на бизнес и загуба на доход;
• включване в черни списъци въз основа на неформално или формално споразумение за сектора или бранша, което може да доведе до това, че лицето да не може да намери работа в този сектор или бранш;
• предсрочно прекратяване или анулиране на договор за стоки или услуги. Дружеството гарантира, че лицата, подаващи сигнали за нарушения, имат достъп по целесъобразност до мерки за защитя, по-специално изчерпателна и независима информация и съвети, които са леснодостъпни и безплатни, относно наличните процедури, защитата срещу репресивни ответни действия и правата му съгласно ЗЗЛПСПОИН. Ако сигнализиращото лице почувства, че на мястото му на назначаване може да бъде подложено на преследване или тормоз от набедените служители след подаването на сигнала, ръководството може да обмисли прехвърлянето му на друго подходящо място по негова молба. Това уверение обаче не се разширява в случаите, когато се докаже, че той/тя е повдигнал(а) въпроса с цел уреждане на лични дрязги/неудовлетворения, оплаквания или когато той/тя регулярно е участвал(а) в оплаквания относно несъществуващи проблеми. Дружеството предприема действия за подходящи мерки (например дисциплинарни действия, граждански или наказателни жалби) съгласно вътрешните процедури спрямо физически или юридически лица, които:
• възпрепятстват или се опитват да възпрепятстват подаването на сигнали;
• извършват репресивни ответни действия срещу сигнализиращи лица;
• завеждат създаващи неприятности производства срещу сигнализиращи лица;
• нарушават задължението за запазване на поверителността на самоличността на сигнализиращите лица. Служителите на Дружеството следва да се въздържат да злоупотребяват с процедурата за подаване на сигнали за нередности и по този начин умишлено да навредят на друг служител. Когато последващо разследване разкрие, че може да се докаже, че обвиненията са направени със злонамерен или клеветнически умисъл, могат да се прилагат подходящи санкции.
8. Защита на засегнатите лица
Дружеството гарантира, че засегнатите лица са защитени по начин, запазващ баланса между интересите и правата на различните засегнати страни (включително правото на Дружеството да разследва нарушението).
Дружеството гарантира, че засегнатите лица се ползват изцяло от основните си права като справедливо отношение, право на защита, както и презумпцията за невиновност. Дружеството заедно с определения служител за разглеждане на сигнали гарантират, че самоличността на такова лице е защитена, докато продължават разследванията, задействани от подадения сигнал. Защитата на самоличността на сигнализиращите лица се прилага и по отношение на защитата на засегнатите лица.
Засегнатите лица имат право на информация (името на обработващия данни, какво е основанието за подозрение, кои са получателите на тази информация) и също така имат право на достъп, корекция и премахване на информация, свързана с тях, която е непълна или невярна, съгласно правилата за защита на личните данни.
Тези права не дават право на засегнатите лица да правят копия на документи или други материали, свързани с разследването, констатациите и предприетите мерки.
Упражняването на тези права може да бъде отложено, за да се избегне възпрепятстване на разследването или да бъде ограничено, за да се защитят правата на други участници. Решението дали тези права трябва да бъдат ограничени, или не - се взема за всеки отделен случай.
9. Канали и процедура за подаване на сигнали за нарушения
Информацията за нарушения може да се подава чрез различни канали за докладване (вътрешни или външни) съгласно процедурите, предвидени в настоящата Политика..
За целите на подаването на сигнали за нередности дружеството е създало електронна поща: [email protected] . Този вътрешен канал позволява на лицата, определени в обхвата на настоящата политика, да докладват информация за нарушения.
Вътрешният канал за докладване на нарушения трябва да се управлява от служителя, който отговаря за разглеждането на сигнали.
Процедурата за подаване на сигнали за нарушения и за последващи действия включва най-малко:
• създаване на канал за получаване на сигнали за нарушения, разработен, създаден и действащ по сигурен начин, който гарантира, че поверителността на самоличността на сигнализиращото лице и всяко трето лице, посочено в доклада, е защитена и предотвратява достъпа от неупълномощени служители;• каналът за получаване на сигнали за нарушения следва да дава възможност за трайно съхранение на информация, за да позволи извършването на по-нататъшни разследвания;
• потвърждение за получаване на сигнала за нарушения до сигнализиращото лице в рамките на 7 дни от това получаване;
• срок за предоставяне на обратна връзка, не по-дълъг от 3 месеца от потвърждението за получаване на сигнала;
• съобщава на сигнализиращите лица крайния резултат от разследванията, предизвикани от подадения сигнал;
• предава своевременно информацията, съдържаща се в сигнала за нередности, на компетентните органи за по-нататъшно разследване съгласно съответното законодателство.
Устното подаване на сигнали е възможно по телефона или чрез други системи за гласови съобщения, а при поискване от сигнализиращото лице - чрез физическа среща със специално определено лице в рамките на разумен срок.
Ако даден сигнал за нарушение се получи по канали, различни от канала за докладване на нарушения или от служители, различни от тези, които отговарят за обработката на сигнали за нарушения, то на служителите, които го получават, е забранено да разкриват каквато и да е информация, която може да идентифицира сигнализиращото лице или засегнатото лице, като незабавно препращат сигнала, без да го променят, до служителя, отговарящ за получаването на сигнали на следния електронен адрес: [email protected] за по-нататъшно решение.
10. Поверителност, защита на личните данни и водене на архив на сигналите за нарушения
Поверителност
Самоличността на сигнализиращото лице не може да бъде разкривана на никого извън оторизираните служители, компетентни да получават или обработват сигналите за нарушения без изричното съгласие на това лице. Това се отнася и за всяка друга информация, от която може да се установи самоличността на сигнализиращото лице. Самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, отнасяща се за такова лице, може да бъде разкривана само когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от закона в контекста на разследвания на националните органи, включително с оглед защитата на правата на засегнатото лице.Защита на личните данни
Всяко обработване на лични данни, извършено съгласно настоящата Политика, включително обмен или предаване на лични данни, се извършва в съответствие със законодателството на ЕС и националното законодателство и политиките на дружеството. Лични данни, които очевидно не са от значение за обработката на конкретен сигнал, няма да бъдат събирани или ако бъдат събрани случайно, се заличават.Водене на регистър на сигналите за нарушения
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, създава и поддържа регистър на подадените сигнали, който не е публичен.Устно подаване на сигнал може да се осъществи по други системи за гласови съобщения, а по искане
на сигнализиращото лице - чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, документира подадения сигнал, изготвяйки протокол за проведения разговор, след което предлага на лицето, подаващо сигнал за нередности, възможността да провери, коригира и се съгласи с протокола на разговора, като го подпише при желание от негова страна.
11. Мониторинг и докладване
Резултатите от разследванията на нарушения се докладват в съответствие със стандартните линии за управленска отчетност за конкретните видове нарушения.Отговорното лице представя годишен доклад за прилагането на настоящата политика пред ръководството на дружеството.
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, подава регулярно необходимата статистическа информация към КЗЛД, в качеството си на национален орган за външно подаване на сигнали по установения от него ред.
Преходни и заключителни разпоредби
Настоящата Политика относно защитата на лица, подаващи сигнали за нарушения е приета със Заповед на управителя на 23.05.2023 г., и влиза в сила от датата на нейното приемане.
